Глава III. АКТУАЛИЗАЦИЯ ДЕЛОВЫХ
ОТНОШЕНИЙ
3.1. Развитие биржи строительных материалов и
ремонтно-строительных
услуг на базе
современной
информационной технологии
Многофункциональная информационная система оперативной связи абонентов
телекоммуникационной сети с одномоментным охватом актуальных данных деловой
рыночной среды функционирует на основе официально зарегистрированной РосАПО
программы «Международный информационный союз “Экономическое содружество”» Union
2.00, № 950477 от 26.12.95 г. для персональных компьютеров. Авторское право на
использование программы Union 2.00 принадлежит Российской Компании “Санта Роса
Лтд” в соответствии с договором об охране авторских прав, зарегистрированным в
РосАПО за № 970011-У от 29 мая 1997 года.
Система МИС представляет собой межрегиональную информационную
(компьютерную) сеть. Функциональным назначением МИС является накопление текущей
и справочной информации, в основном представляющей коммерческую ценность и
различные справочные данные производственной и социальной сфер деятельности, а
также предоставление доступа к ней своим пользователям и реализация возможности
обмена письмами между пользователями (Приложение 3).
Сеть включает в себя: Главный
(Центральный) сервер (ГС), множество Региональных серверов
(РС) и пользовательские рабочие места (Приложение 4).
Глобальная цель МИС - организация прямых деловых контактов рыночных
субъектов и нормализация их отношений посредством замены расточительной
рыночной стихии с избыточной и свободной от обязательств информацией на обмен
пользователями исключительно актуальной, достоверной и юридически защищенной
информацией.
Основная задача МИС - избавить предпринимателей от затрат на рекламу и
создание собственных маркетинговых служб, от издержек на междугородную
телефонную и факсимильную связь, а также защитить пользователей МИС от
антидемпинговых ограничений и ценового монополизма [25].
Предприятия-изготовители посредством МИС
могут
оперативно предложить потребителям готовую или незавершенную продукцию; найти
заказчиков на выпускаемые товары, приобрести или реализовать неликвиды,
изготавливаемые либо высвобождающиеся основные средства; выбрать оптимальные
условия приобретения сырья, материалов и комплектующих изделий на всем пути их
следования; найти необходимые для дальнейшего развития инвестиции, патенты,
готовые результаты или заказать выполнение НИР и ОКР и многое другое.
Снабженческо-сбытовые
и торговые фирмы, кроме возможностей найти
поставщиков, потребителей и покупателей
на конкретные партии товара, могут предложить оферты страховым, транспортным
фирмам, таможенным терминалам и складским комплексам, а также иным
предприятиям, компаниям и фирмам на
своих условиях, а затем по наивыгодным акцептам выбрать оптимальный
вариант совершения сделки.
Банки, финансовые, консалтинговые, страховые и многие другие организации, фирмы и компании найдут клиентов по
конкретным офертам других пользователей или по указанным ими в своих
регистрационных анкетах постоянным потребностям, смогут расширить спектр услуг
для своих клиентов, используя возможности МИС “Экономическое содружество”.
ВУЗ, НИИ, КБ
и проектные организации могут предложить
потенциальным потребителям квалифицированные кадры нужной специализации,
удобную форму повышения квалификации, результаты своих законченных работ, программы,
учебные пособия, авторефераты, патенты, ноу-хау; дать информацию для заказчиков
и инвесторов о направлениях выполняемых исследований и разработок, найти
наиболее квалифицированных и подходящих с экономической точки зрения
соисполнителей и экономически состоятельных заказчиков.
Инвесторы и
заказчики получат возможность выбора поставщиков или
исполнителей наиболее интересных и экономически обоснованных инвестиционных
проектов для выгодного размещения своих капиталов.
И все это - не выходя из собственного офиса, без
посредников, брокеров, торговых бирж, практически не тратя времени (а значит и денег) по предмету сделки в деловой
рыночной среде на пошлины, комиссионные, междугородние и международные
телефонные переговоры и телефаксы.
МИС позволяет работать на русском и английском языках.
Чтобы пользоваться МИС, создается информационная сеть - ЦЕНТР - РЕГИОНАЛЬНЫЙ
ЦЕНТР (РЦ) - ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ на основе имеющейся телефонной связи, модема и
компьютера с программой МИС. В сети циркулирует
только текущая, систематически
актуализируемая информация в виде предложений товаров, услуг, запросов, оферт,
контроферт и акцептов на прямые сделки купли-продажи, бартер, взаимный зачет,
инвестирование.
Пользователями программы МИС могут стать физические и юридические лица
любой формы собственности, осуществляющие легальную деятельность в РФ, СНГ и в
странах дальнего зарубежья.
Принципиальное отличие работы пользователя МИС от известных во всем
мире информационных технологий в организации единого
информационно-правового поля (посредством заключения двусторонних договоров), обеспечивающего
создание единой базы актуальных данных и ряда преимуществ МИС по способу
информирования:
·
подготовка
запросов и предложений до выхода в сеть;
·
одномоментный
охват заинтересованных сторон;
·
автоматизированный
поиск клиентов;
·
сделки
в режиме “оферта-акцепт”, электронная подпись;
·
получение
актуальной и официальной информации;
·
информация
о состоянии любого рыночного сегмента;
·
конфиденциальность
сделок;
·
тройная
защита информации от прямого доступа;
·
автоматический
дозвон, обмен упакованной информацией;
·
получение
доступной информации о пользователях.
Основные
технологические части программного обеспечения МИС
|
Первая часть |
Программное
обеспечение Главного сервера (ГС) обмена актуальной информацией: объединение
систематически актуализируемых текущих данных в единую базу и распределение
ее по Региональным серверам |
|
Вторая часть |
Программное
обеспечение Регионального сервера текущих данных: накопление текущих данных в
Регионе до очередной связи с ГС (товары, услуги и производственные заказы,
справки, письма, предложения) |
|
Третья часть |
Программное
обеспечение пользователей МИС: единообразный интерфейс на русском и
английском языках, ввод и корректировка данных |
В рамках функционирования МИС не производится
торговля информацией. Пользователи МИС
самостоятельно вносят свои предложения в режиме “оферта-акцепт” и формируют
единую базу оперативных данных о состоянии предлагаемых товаров, услуг и
производственных заказов только достоверной информацией. Компания “Санта Роса
Лтд” не занимается коммерческой деятельностью также по реализации дистрибутивов
программного продукта. Она осуществляет информационно-правовое обеспечение
пользователей и взаимодействие серверов единой базы систематически
актуализируемой информации посредством эксплуатации Главного сервера и
авторского надзора за соблюдением пользователями технических требований и
договорных условий.
Наличие большого ассортимента товаров и услуг производственной и непроизводственной сфер деятельности, разнообразных условий совершения сделок, а также объединение текущей информации в единый накопитель актуальной информации обусловили создание сложного фильтра для оценки состояния текущих данных, адекватности их временных параметров реальному состоянию и др. Для управления потоками текущей информации и быстрого поиска данных по сформулированным условиям в программе МИС предусмотрен ряд идентификаторов и классификаторов.
Технологический
идентификатор рыночных сегментов
|
Предлагает товар Предлагает товар на бартер Предлагает услуги и информацию Разместит производственный заказ Поиск пользователей и организаций |
Купит товар Купит товар по бартеру Приобретет услуги
и информацию Выполнит производственный заказ Оформление акцепта оферты и писем |
Классификатор услуг и справочной информации
|
Банки Биржевая деятельность Благотворительная помощь Информация о розыске людей Информация об угоне
автомобилей Культурно-просветительская
работа Лицензии и авторские права Медицина Недвижимость
Перевозка пассажиров и
грузов Правовая деятельность Приватизация и ценные
бумаги Проектно-конструкторские работы Работа и обучение |
Радиовещание Реклама и маркетинг Ремонтные
работы
Социальная экономика и
инвестиции Справочная информация СтрахованиеСтроительство
Таможня Телевидение Торговая
деятельность
Туризм Частные объявления Экологические программы Услуги прочих
информационных систем |
Накопление информации происходит за счет: 1.
Пользователей (в процессе работы
в системе МИС) путем размещения предложений на РС в любом из
указанных блоков. 2.
Региональных центров, которые пополняют единую БД и могут предоставлять
пользователям всевозможные справочные данные. Кроме этих блоков единая БД включает массив
данных, который содержит информацию об организациях и учреждениях различных
форм собственности и видов деятельности, расположенных как в России, так
и за рубежом. Этот массив включает
анкетные данные организаций и учреждений, ставших пользователями МИС, а
также справочную информацию о множестве других предприятий - производителей
и потребителей различного рода продукции и услуг. Доступ к информации, хранящейся на серверах
системы, можно получить, обладая программным продуктом Union 2.00, который
является уникальным для каждого пользователя. Будучи зарегистрированным, на
своем РС Вы делаете запрос или предложение в систему. При этом телефонная линия
остается свободной и никто не заглядывает в Ваш компьютер. Соединение РС
пользователя происходит с тем сервером, где зарегистрировался пользователь,
исключительно по его собственной инициативе [25].
Классификатор товарной номенклатуры и производственных заказов
|
Авиационная техника Арматура
промышленная трубопроводная Изделия из
стекла, фарфора и фаянса Изделия
швейные Инструмент
и оснастка Конструкции сборные железобетонные Материалы
строительные и лакокрасочные Машины электрические Мебель Медикаменты. Медицинская техника Металлорежущие станки. Метизы Меха,
меховые и овчинные изделия Нефть,
нефтепродукты, газ Оборудование для дорожного движения Оборудование культурно-бытовое Оборудование электротехническое Оборудование деревообрабатывающее Оборудование санитарно-техническое Оборудование технологическое Обувь
кожаная Огнеупоры Оружие и
боеприпасы Подшипники
качения Полимеры и
каучуки Приборы Продукты
пищевой промышленности Продукция
автомобильная Продукция
животноводства Продукция
кабельная Продукция
кожевенной промышлен- ности Продукция
лесопильная Продукция
неорганической химии Продукция
общемашиностроительная |
Продукция
органического синтеза Продукция
полиграфическая Продукция
искусственных кож Продукция
сельского хозяйства Продукция
резиновая и
асбестовая Продукция
строительная и дорожная Продукция
текстильная и
трикотажная Продукция
тяжелого машино- строения Продукция
фанерного
производства Продукция
нефтяного
машиностроения Продукция
целлюлозно-бумаж- ная Продукция
электродная Прокат
цветных металлов и трубы Прокат
черных металлов и трубы Реактивы
химические и вещества Суда.
Сырье рудное, нерудное и кокс Ткани.
Пряжа Тракторы и
сельхозмашины Уголь,
торф и сланцы горючие Чугун,
ферросплавы, сталь Электронная техника Электроэнергия и теплоэнергия Продукция
прочих информацион- ных систем |
Идеология МИС
В настоящее время принципы функционирования и развития МИС
соответствуют требованиям гражданского законодательства большинства стран мира,
а также нормам международного контрактного права. МИС представляет несомненный
интерес как для отечественных предпринимателей, так и для деловых зарубежных
партнеров, планирующих выход на российский рынок.
Поскольку все Пользователи МИС несут друг перед другом юридическую и
материальную ответственность за достоверность вводимых предложений (оферт),
встречных предложений (контроферт) и акцептов, исключается наличие в
информационной сети “воздушной”, безответственной информации, существенно
сокращаются время и затраты на поиск партнеров (автоматический отбор) и
совершение сделок (электронная подпись).
Основной составной частью
информационной сети МИС является Главный
сервер обмена актуальной
информацией (ГС), который находится в г. Москве (Россия). ГС регулярно
осуществляет прием новой оперативной информации от всех региональных центров.
На ее основе формируется накопитель текущих данных Центрального сервера текущей
информации (ЦС) и подготавливается в обработанном виде к возврату (в момент
дозвона каждого регионального центра не реже, чем дважды в сутки) всех
поступивших обновлений с учетом актуализации данных.
Технический и дежурные
администраторы осуществляют контроль над работой Главного сервера обмена актуальной информацией, формирование
архивов единой базы данных, ведение протоколов обмена акцептами и письмами (намерениями) по электронной почте;
консультируют администраторов региональных центров по вопросам работы их
серверов, электронной почты, взаимодействия с пользователями, а также дают
консультации прямым пользователям МИС.
Работа ГС ведется круглосуточно
для обслуживания региональных центров, расположенных в любых часовых поясах.
В зависимости от технических
возможностей количество обслуживаемых пользователей может существенно
отличаться у разных региональных центров. После очередного сеанса связи серверы
текущей информации региональных центров содержат набор оперативных данных,
идентичный актуализированному набору данных ЦС, что обеспечивается их
взаимодействием и регулярным обновлением.
Для внесения изменений, произошедших в накопителях оперативной
информации за активное для регионального центра время суток, и получения
обновленной структуры данных от Центрального
сервера региональный центр обязан не реже двух раз в сутки выходить на
связь с ГС.
В том случае, когда
пользователем получен акцепт на его оферту или он сам акцептовал оферту другого
пользователя, на основании норм
гражданского законодательства договор
считается заключенным, что влечет за
собой предусмотренные законом юридические и экономические последствия.
Защита интересов пользователей МИС
В условиях развивающегося
рынка и появления на нем одновременно с активно и честно работающими
предприятиями и предпринимателями недобросовестных участников возникает
проблема защиты прав и законных интересов пользователей и региональных центров.
Нормами гражданского права
многих государств предусмотрены механизмы защиты интересов юридических и
физических лиц. Как правило, эти нормы предоставляют возможность различной
компенсации убытков от неправомерных действий или невыполнения условий договора
партнером. В частности, часть I Гражданского кодекса Российской Федерации
содержит нормы, во многом совпадающие с соответствующими нормами права
западноевропейских государств и позволяющие добиться от виновной стороны не
только возмещения убытков, но и компенсации упущенной выгоды. Однако для
судебного разрешения споров в случае, если их не удалось урегулировать путем
переговоров, необходимо предоставление в качестве доказательств документов,
подтверждающих наличие договорных отношений и свершившегося факта.
Такая возможность
гарантируется соответствующим договором и предоставляется пользователям МИС.
Договора, заключаемые с пользователями МИС, включают ряд положений,
обеспечивающих при необходимости судебного рассмотрения споров предоставление
достаточных доказательств.
Серийный номер
приобретенного дистрибутива,
регистрационный номер и личный пароль пользователя представляют собой
совокупность идентификационных признаков конкретного пользователя. Это
позволяет указанную совокупность идентификационных признаков пользователя
использовать в качестве электронной подписи. Вносимые пользователями в базу
данных предложения заключить договор (оферты), отправляемые по электронной
почте согласия заключить договор (акцепты) или направленные контроферты
признаются официальными документами. Поскольку в случае получения акцепта на
представленную оферту договор признается заключенным, пользователи имеют
возможность защиты своих прав и экономических интересов вплоть до взыскания с
недобросовестных участников рынка упущенной выгоды.
Помимо этого пользователям
рекомендуется в офертах предусматривать ряд условий, таких как гарантии
предложения, гарантии исполнения, гарантии возврата авансовых платежей,
гарантии на случай неплатежей и др., принятых в международной практике заключения
сделок.
Согласно договорам,
обеспечивающим нормализованную работу структурных элементов МИС, в установленных случаях пользователи
имеют возможность получить из архива копии оферт и выписки из протоколов обмена
информацией по электронной почте, подтверждающие факт обмена информацией. Кроме
того, пользователи сами могут хранить свои архивы, в том числе переписку через
электронную почту, имеющую отношение к договорам, заключенным посредством
электронной почты. Договора определяют также, какая из циркулирующей в сети
пользователей информация является
конфиденциальной.
Для обеспечения гарантий от
подделки электронной подписи пользователям следует оберегать от
несанкционированного доступа серийный номер приобретенного дистрибутива
программного продукта, свой регистрационный номер и назначаемый ими
самостоятельно пароль для запуска программы МИС и выхода на связь с
Региональным сервером.
Обмен
между серверами происходит через Главный сервер обмена актуальной информацией. В течение заданного в МИС промежутка времени
сервер обмена накапливает данные от региональных центров. Таким образом,
накопители текущей информации выравниваются на всех серверах системы. Прием
пакетов от регионов и передача им уже готовых пакетов с Главного сервера
происходит в одном сеансе связи, то есть в режиме on-line, но в импульсном,
пакетном режиме:
|
Анкета пользователя |
S анкеты |
1480 Байт |
|
Предложение (оферта) |
S предложения (оферты) |
300 Байт |
|
Структура БД |
S БД |
11600 Байт |
|
Средний коэффициент сжатия данных |
K сжатия |
до 16% |
|
Служебные данные архиватора |
S служебные |
2000 Байт |
|
Средняя скорость передачи данных |
V передачи |
2400 Бит/сек |
|
Среднее время, необходимое для соединения |
T соединения |
30 сек |
Обмен данными между пользователем и Региональным
сервером
|
Анкета пользователя |
S анкеты |
1480 Байт |
|
Предложение (оферта) |
S предложения (оферты) |
300 Байт |
|
Структура БД |
S БД |
1000 Байт |
|
Пакет данных = S анкеты + S предложения (оферты) х N
+ S писем |
|
Максимальный размер пакета для передачи на
региональный сервер |
60 Кб |
Для получения пакета из 200
предложений требуется 30-40 секунд без учета времени на установление
соединения.
Заинтересованность администрации региональных центров в использовании МИС
Согласно Указу Президента Российской Федерации от 7.08.92 г. за № 826
“О мерах по формированию федеральной контактной системы” в условиях становления
рыночных отношений одним из важнейших источников привлечения дополнительных
продовольственных ресурсов и необходимого сырья является создание механизма
взаимовыгодного сотрудничества производителей промышленной продукции и
поставщиков продовольствия. На основании распоряжения Правительства Российской
Федерации от 30.06.92 г. за № 1182-р “Главам администраций предоставлены права
использовать по согласованию с предприятиями и организациями своего региона до 25 % производимой ими продукции в
обмен на продовольственные товары и необходимое сырье”, которое называется Обменным
Фондом. Такие Обменные Фонды имеются у администраций стран СНГ и зарубежных
государств. МИС позволяет региональным центрам заниматься Обменным Фондом, экономя
при этом на командировочных расходах,
средствах связи и времени ведения предварительных переговоров.
Привлечение инвестиций от зарубежных фирм путем выполнения
предприятиями и организациями Региона различных производственных заказов
позволит Региональным центрам создать свой имидж и оказать значительную помощь
промышленности своего региона.
МИС позволяет Региональным центрам устанавливать взаимовыгодные связи
между предприятиями и организациями различных форм собственности России, стран
СНГ и зарубежных государств для увеличения выпуска товаров и услуг на
потребительский рынок и их быстрого продвижения от производителя к потребителю.
МИС представляет собой законченный программно-аппаратный комплекс, при
помощи которого можно быстро подготовить интересующие запросы в режиме
“оферта-акцепт”, не используя дорогостоящие каналы связи.
Региональные центры имеют возможность создавать свои оперативные заявки
и оферты по всем разделам программы (товары, услуги, производственные заказы).
Принципы построения и развития МИС позволяют Региональным центрам
работать в Едином информационно-правовом пространстве [25].
Как известно, в настоящее время на биржах России можно совершать сделки
купли-продажи стройматериалов. Но как было сказано выше, процесс этот очень
долгий и не всегда цена оказывается оптимальной. А торговать, например,
ремонтно-строительными услугами или готовыми объектами строительства на
традиционной бирже нельзя. Поэтому выход видится в создании виртуальной биржи
строительных материалов и ремонтно-строительных услуг, для чего как нельзя
лучше подходит представленная выше программа «Международный информационный союз
“Экономическое содружество”» (Union 2.00).
3.2. Организация прямых деловых контактов хозяйствующих
субъектов рынка в режиме “оферта-акцепт”
Информационная компьютерная система МИС представляет не только информационно-справочные базы данных, но и
уникальную возможность оперативной организации прямых деловых отношений с партнерами,
быстрого согласования “оферта-акцепт” существенных условий сделки и заключения
на этой основе договоров на различных рынках посредством коммуникаций
общедоступной телефонной связи.
В зависимости от своих потребностей пользователь может осуществлять
поиск необходимых ему партнеров (для реализации товаров, продукции и услуг,
выполнения производственных заказов) либо по отдельным группам, либо по всем
группам баз данных.
Пользователь МИС имеет право без дополнительной оплаты круглосуточно и
в необходимом для заключения сделок объеме обмениваться информацией
(офертами-контрофертами) с базами данных сервера Центра по интересующим его
разделам программы, передавать свои предложения в базу данных или запросы на
просмотр выборок информации из баз данных.
Работа с базами данных по технологии, предлагаемой в рамках программы “МИС “Экономическое
содружество”, в отличие от работы с другими информационными системами,
максимально сокращает затраты на использование каналов связи, что достигается
предварительной подготовкой запросов и предложений при помощи программного продукта
пользователя UNION 2.00.
Обмен информацией между пользователями и сервером производится в режиме
off-line, то есть в каждом сеансе связи с сервером пользователь наряду с вновь
передаваемыми предложениями и акцептами получит информацию в ответ на свои
предыдущие предложения и запросы, срок действия которых (90 дней) еще не истек.
При оформлении оферты пользователи имеют возможность для отдельных
категорий участников программы или для всех других пользователей установить
скидки на продукцию или оказываемые услуги, что в некоторых случаях приводит к
увеличению оборота и помогает преодолеть антидемпинговые ограничения.
Пользователь может также обмениваться электронными письмами
(намерениями) о заключении сделок, акцептовать оферты и устанавливать деловые
контакты с другими пользователями в пределах информации о предложениях,
запросах и анкетных данных пользователей, полученных через сервер, используя
электронную почту Центра.
Поскольку все пользователи МИС несут друг перед другом юридическую и
материальную ответственность за достоверность вводимых предложений (оферт),
встречных предложений (контроферт) и акцептов, исключается наличие в
информационной сети “воздушной”, безответственной информации, существенно
сокращаются время и затраты на поиск партнеров (автоматический отбор) и
совершение сделок (электронная подпись).
В том случае, когда
пользователем получен акцепт на его оферту или он сам акцептовал оферту другого
пользователя, на основании норм
гражданского законодательства договор считается заключенным, что влечет за
собой предусмотренные законом юридические и экономические последствия [25].
Пользовательский интерфейс “клиентской” программы исключительно прост и
даже малоподготовленным пользователем осваивается буквально с первого раза.
Кроме того, доступ к любой информации, хранящейся в сети, осуществляется
единообразно с использованием стандартного набора процедур.
Основной принцип работы
программы пользователя: конфиденциальность
и самообслуживание. Вместе с тем руководитель предприятия избавлен от
необходимости сидеть перед экраном, поручив задание оператору. До
выхода в сеть пользователь готовит на своем персональном компьютере, где
установлена программа Union 2.00, запросы, оформленные в соответствии с
требованиями системы, и отправляет их на сервер. Система принимает запросы,
обрабатывает и выдает пользователю
ответ в соответствии с заданными в запросах условиями и критериями. Затем
пользователь получает предназначенные ему ответы в следующем сеансе связи.
Можно заранее, не торопясь, подготовить запрос или несколько запросов.
Задержать их отправку и послать на сервер в удобное для себя время. Линия же
связи занимается только на период непосредственной передачи запроса на сервер и
передачи пользователю ответной информации с сервера, на что уходит 30-40
секунд, не считая времени автоматического дозвона (набора номера) и выхода на
связь.
В состав программы Union 2.00 входит обширный иерархический классификатор товаров, услуг и производственных заказов.
Формируя запрос, пользователь выбирает из классификатора позицию, к которой
можно отнести предлагаемый/требуемый товар (услугу), а в запрос при этом записывается соответствующий выбранной
позиции числовой код. Весь поиск в БД ведется по этим числовым кодам, что
исключает ошибку при неправильном написании ключевых слов, повышает
достоверность информации и надежность работы системы. Большое же количество разнообразных позиций в классификаторе обеспечивает
универсальность системы - в классификаторе есть все, что можно предложить на
рынке.
Вводимая в систему
информация структурирована по определенной форме. Интерфейс программы настоятельно рекомендует
пользователю ввести ряд обязательных реквизитов (отсутствие некоторых из них
просто не позволяет завершить формирование запроса), а именно: цену,
краткую характеристику товара или услуги, количество товара, наличие
сертификатов и лицензий, и т.д. В результате практическая коммерческая
ценность такой информации существенно возрастает. По желанию пользователь может
указать скидку в процентах или иные льготные
условия для оформления с ним сделок.
Пользователь может размещать информацию в любом из указанных выше
технологических идентификаторов рыночных сегментов, а также формировать запросы
на их просмотр. Выбор того или иного блока существенно сокращает область поиска
информации в системе.
Программа Union 2.00 имеет свой архив,
в котором хранятся все сформированные и введенные пользователем в систему
запросы, а также полученные из системы ответы. Пользователю достаточно удалить
потерявший актуальность запрос из своего пользовательского архива, как при этом
будет автоматически сформирован запрос на удаление этой информации с сервера.
Он автоматически отправится на сервер при ближайшем сеансе связи.
Помимо этого, пользователь при вводе информации в БД должен указать
срок, в течение которого его информация должна храниться на сервере. По
истечении этого срока информация автоматически удаляется с сервера.
3.3. Организационное обеспечение рабочего места
менеджера по формированию портфеля заказов
Основными документами, регламентирующими поведение должностных лиц
аппарата управления, являются положение об отделе, карты управленческих работ и
паспорта рабочих мест. Для составления этих документов использованы опросные
листы (Приложение 5) и материалы НИР 126-88 по теме «Совершенствование
структуры и системы управления УПТК ДСК-1».
3.3.1. Составление карты управленческих работ менеджера
Карта управленческих работ предназначена для определения по данным
экспертных оценок величины трудозатрат в чел/час, дисперсии оценки,
продолжительности в днях выполнения каждой работы, а также функциональных
связей исполнителя (рабочего места) с другими должностными лицами и
подразделениями организации по входной и выходной информации.
Этот организационный документ объединяет сходную по характеру
управленческих операций либо ориентированную на определенный управленческий
процесс (объект) совокупность управленческих работ, составляющих годовой бюджет
рабочего времени, как правило, одного должностного лица аппарата управления.
По данным карты управленческих работ в итоге ее обработки определяются
общие трудозатраты за год и потребность в исполнителях для определенного
рабочего места (проектируемой должности). Наименование управленческих работ
соответствует содержанию 13-го раздела паспорта рабочего места.
Способ кодирования позволяет получать необходимую и достаточную
информацию об исполнителе управленческой работы, иерархическом уровне
руководства, на котором выполняется работа, номере управленческой работы и
шифре операции самоуправления, а также группе производственно-хозяйственных
функций, ставших предметом управления. Структура кодов следующая:
1-уровень хозяйственного руководства;
2-уровень административно-управленческого руководства;
3-признак кодируемого объекта (4-управленческая работа);
4-5 -номер исполнителя;
6-7 -шифр операции самоуправления;
8-9 -шифры производственно-технологических,
производственно-хозяйственных и административно-хозяйственных функций;
10-11 -номер работы или документа.
На стадии диагностического анализа помимо наименований работ, связанных
с подготовкой и обработкой документов, в графе 2 указываются работы, которые
приходится выполнять должностному лицу хотя бы один раз в год. Таким образом,
насыщение рабочего времени и структурное содержание его деятельности,
изложенное в 13-м разделе паспорта рабочего места, получает дальнейшую
детализацию и развитие в карте управленческих работ. А на стадии
организационного проектирования аппарата управления, наоборот, совокупность
управленческих работ, составляющих по трудоемкости годовой бюджет рабочего
времени одного исполнителя, определяет рабочее место и структуру его деятельности,
излагаемую в общем виде в разделе 13 паспорта рабочего места.
В графе 3 указывается частота обращения субъекта управления
(должностного лица) к одному из предметов (объектов) управления в течение года:
1 - раз в год; 2 - раз в полгода; 4 - ежеквартально (когда для управляемого
объекта создаются квартальные планы); 12 - ежемесячно (когда подводятся итоги
работы по месяцам); 52 - еженедельно (при недельном контроле); 232 - при
ежедневном обращении к предмету управления (число рабочих дней принимается с
учетом праздничных и выходных дней, отпусков, среднестатистических потерь
рабочего времени из-за болезней и других причин). А в графе 4 - количество
объектов управления.
Количество предметов (объектов) управления находится в зависимости от
числа участков, численности поставщиков и субподрядчиков, если заказы для
каждого из них оформляются самостоятельно и т.д. Таким образом, общий за год
объем управленческих работ объективно определяется как произведение частоты
обращения субъекта к предметам управления на количество последних. Трудоемкость
же их исполнения зависит от специфики управленческого труда.
Специфика управленческого труда обусловлена, во-первых, вероятностным
характером появления в производственной системе сбойных ситуаций;
во-вторых, неравнозначной продолжительностью выполнения одних и тех же
управленческих работ из-за различной степени готовности субъектов управления к
принятию решений, а условий производства - к выходу из сбойных ситуаций в
нормальный рабочий режим;
в-третьих, сугубо индивидуальными и творческими возможностями
должностных лиц выполнять свои функциональные обязанности. В связи с этим
нормализация и регламентация рабочих мест в аппарате управления должна
осуществляться не только на базе таких объективных условий, как сложившаяся
структура и технология реализации управляемых процессов, но и с учетом
указанных специфических особенностей управленческого труда, т.е. субъективного
фактора.
Продолжительность управленческих работ определяется как математическое
ожидание случайной величины на основе экспертных оценок трудоемкости их
выполнения, полученных от самих исполнителей. Так, в графах 6 и 7 указываются, соответственно,
оптимистическая (наименьшая) и пессимистическая оценки трудоемкости выполнения
управленческой работы из практически случившихся продолжительностей.
Функциональная связь рабочего места с другими отделами аппарата
управления отображается в графах 10,11 входной и исходящей информации
сокращенным наименованием отделов, обеспечивающих рабочее место входной
информацией или получающих выходящую информацию [4].
Карта управленческих работ менеджера представлена в Приложении 6.
3.3.1. Составление паспорта
рабочего места менеджера
Системное описание исследуемого объекта зависит от его морфологии -
соотношения частей в целом. Оно начинается с представления целого,
взаимодействия его с внешним окружением и завершается описанием рабочего места
должностного лица аппарата управления в форме паспорта рабочего места (ПРМ) как
неделимой далее морфологической единицы.
ПРМ дает представление о
назначении, организации и оснащении рабочего места; о структуре выполняемых на
нем работ и организационно-экономических условиях их выполнения; об основных
продуктах рабочего места и критерии оценки результатов управленческого труда; о
формах и методах стимулирования; функциональных обязанностях, правах и ответственности
должностного лица, а также о формах его взаимодействия с непосредственным
руководителем и вышестоящими органами хозяйственного руководства.
Для составления ПРМ на этапе
диагностического анализа необходимо:
1.
Выявить
входные для исследуемого рабочего места информационные потоки, регулирующие и
регламентирующие деятельность должностного лица.
2.
Определить
предметы труда данного должностного лица, т.е. те стороны, аспекты функционирования
организации, а также документы, которые являются предметом деятельности данного
должностного лица.
3.
Выявить
технические средства, организационную технику, инвентарь и оборудование,
которыми оснащается исследуемое рабочее место.
4.
Указать
канцтовары и принадлежности, интенсифицирующие и облегчающие труд должностного
лица.
5.
Определить
потоки информации, исходящие из исследуемого рабочего места.
6.
Выявить
основные результаты рабочего места, т.е. формы документов, данные и т.д.
7.
Установить
характер отходов рабочего места, способы их учета и утилизации.
8.
Сформулировать
критерии оценки результатов труда.
9.
Указать
формы и методы морального и материального стимулирования исследуемой должности.
10.Определить функциональные
обязанности, т.е. непременные условия развития правовой и профессиональной
культуры, уровня знаний, при которых возможно эффективное выполнение данным
должностным лицом управленческих работ.
11.Определить должностные
права.
12.Установить применяемые к
данному должностному лицу меры дисциплинарной и административной
ответственности за нарушение функциональных обязанностей и должностных прав.
13.Определить состав
выполняемых должностным лицом управленческих работ [4].
Результаты диагностического анализа организации рабочего места сведены
в соответствующую форму (Приложение 7).
3.3.3. Составление
положения об отделе
Общие положения в лаконичной форме дают качественную и количественную
характеристику организационно-экономических параметров функционирования
создаваемых или реорганизуемых отделов и служб аппарата управления. Оценка
параметров осуществляется по 15 отличительным признакам, выражающим целевое
назначение и отношения “управление-подчинение” структурных подразделений, объем
и интенсивность управленческих работ в отделе, их общую трудоемкость и
расчетную потребность в исполнителях, количество исходящих документов, число
производственно-технологических и производственно-хозяйственных функций,
реализуемых с учетом отдела, степень хозяйственной самостоятельности, уровни
административной автономности и самоуправления, а также распределение
заработной платы в отделе и доплат с учетом интенсивности управленческих работ.
Основанием для разработки общих положений об отделе являются паспорта
рабочих мест, карты управленческих работ и документограммы.
В нашем случае при реорганизации стрктуры управления отдел маркетинга
формируется из отдела реализации и отдела заказов.
Положение об отделе маркетинга приведено в Приложении 8.
Непосредственное подчинение отдела первому руководителю или заместителю
определяется, во-первых, уровнем сложности управления, т.е. интенсивностью
управленческих работ, выполняемых в единицу времени, и количеством
функциональных связей руководителя с подчиненными ему службами; во-вторых, в
зависимости от специализации и целевого назначения учреждаемых должностей
заместителя первого руководителя.
Общее число производственно-технологических и
производственно-хозяйственных функций, реализуемых с участием отдела в течение
года, определяется по данным карт управленческих работ (Приложение 6).
Используя 8-й и 9-й символы кодов управленческих работ, можно определить,
сколько предметов управления зафиксировано в составе управленческих работ
отдела, если каждый предмет имеет свой шифр производственно-хозяйственной либо
производственно-технологической функции. Так как объединяются несколько отделов
в один, то цифры по картам управленческих работ суммируются.
Для определения числа производственно-технологических и
производственно-хозяйственных функций с правом принятия решения следует
ориентироваться на 6-й и 7-й символы кодов управленческих работ (Приложение 6).
Такое право реализуется при выполнени следующих операций процесса
самоуправления: 01-самоуправление, IO-организация, ID-единоличное принятие
решений, IE-коллегиальное принятие решений с правом подписи.
Число различных исходящих документов, разрабатываемых сотрудниками
отдела, определяется количеством документограмм. А общее количество оформляемых
за год исходящих документов рассчитывается по данным карт управленческих работ
с учетом частоты обращения к тому или иному документу.
Степень хозяйственной самостоятельности определяется отношением объема
финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении отдела, к соответствующей сумме
фондов экономического стимулирования фирмы.
Уровень административной автономности количественно оценивается
отношением числа пердметов управления, по которым решение принимается на данном
иерархическом уровне руководства (операции самоуправления ID, IE, IO, OI), к
общему числу предметов управления рассматриваемого отдела.
Уровень самоуправления количественно определяется произведением степени
хозяйственной самостоятельности и уровня административной автономности. Он
может принимать значения в пределах от нуля (при полном управлении) до единицы
(при полном самоуправлении).
Общее количество выполняемых в отделе управленческих работ, их объем,
интенсивность и общая трудоемкость определяются на основании карт
управленческих работ как суммы этих показателей (Приложение 6) [4].
|
q РЕЗЮМЕ |
|
|
1.
Система МИС представляет собой межрегиональную информационную (компьютерную)
сеть. 2.
Ее цель - организация прямых деловых контактов рыночных субъектов и
нормализация их отношений посредством замены расточительной рыночной стихии с
избыточной и свободной от обязательств информацией на обмен пользователями
исключительно актуальной, достоверной и юридически защищенной информацией. 3.
МИС позволяет избавить предпринимателей от затрат на рекламу и
создание собственных маркетинговых служб, от издержек на междугородную
телефонную и факсимильную связь, а также защитить |
пользователей МИС от антидемпинговых
ограничений и ценового монополизма. 4. В сети
циркулирует только текущая, систематически актуализируемая информация в виде
предложений товаров, услуг, запросов, оферт, контроферт и акцептов на прямые
сделки купли-продажи, бартер, взаимный зачет, инвестирование. 5.
Принципиальное отличие работы пользователя МИС от известных во всем
мире информационных технологий в организации
единого информационно-правового поля с отказом от собственных баз данных. |
|
ü ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ |
|
1. Какова глобальная цель МИС Union 2.00? |
|
2. В
чем принципиальное отличие системы МИС от известных компьютерных сетей,
предназначенных для осуществления сделок? |
|
3.
Какими средствами обеспечена достоверность информации в МИС? |
|
4. В
каком режиме работает пользователь МИС? |
|
5. Что
является основанием для пользования МИС? |
|
6.
Каков порядок подготовки запросов и выхода в систему? |
|
7. На
кого рассчитана межрегиональная компьютерная сеть МИС? |
|
8.
Каковы возможности компьютерной сети при организации единой базы актуальных
данных? |
|
9.
Какие выгоды получает пользователь в МИС? |
|
10. Как
обеспечивается защита интересов пользователей? |
|
11. Как
используются средства связи в МИС? |
|
12.
Почему информация пользователя электронной почты становится недоступной
администраторам региональных центров? |
Ø ВОПРОСЫ
ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ 1.
Принцип
работы пользователя МИС и средств связи. 2. Способы удовлетворения
требований рыночных субъектов. 3. Проблемы минимизации
информации и защиты данных. 4. Создание корпоративных
компьютерных сетей.
¨
Основные понятия, встречающиеся в главе III Главный сервер МИС – накопитель
актуальных данных, подготавливаемых в региональных серверах компьютерной
сети. Карта управленческих работ – организационный
документ, объединяющий сходные по характеру управленческие работы и
регламентирующий деятельность функционера. Пакетирование данных – сжатие
структурированных данных, архивация в пределах заданных параметров пакета
для передачи с компьютера пользователя на региональный сервер в закрытом
импульсном режиме. Паспорт рабочего места – организационный
документ, в котором дается системное описание рабочего места менеджера и
представление о его функциональной роли, правах и обязанностях
должностного лица, мерах ответственности и поощрения. Региональный сервер МИС – накопитель текущей
информации пользователей в регионе (крупном городе, районе), связанный с
главным сервером обмена информацией, выполняет одну из главных функций
МИС: регистрацию пользователей и обеспечение связи их с единой базой
актуальных данных.